Come affrontare il problema delle mail: la regola della metà
In un post del 5 marzo 2008 sul suo sito Lifehaker, Gina Trapani suggerisce alcuni trucchi per affrontare il problema delle e-mail accumulate nella cartella Inbox della vostra casella di posta elettronica.
Spesso accade di prendere la decisione di svuotare regolarmente la casella Inbox. La parte più difficile tuttavia, come molti di noi avranno sperimentato personalmente è iniziare a farlo. Affrontare una cartella con mille o più messaggi sembrerebbe un’impresa impossibile anche per Maciste.
Gina suggerisce nel suo sito una soluzione ispirata da Jason Clarke: il metodo Inbox 0.5. Questo metodo, che appare quasi banale nella sua semplicità consiste nel processare la metà dei messaggi presenti nella cartella Inbox ogni giorno. In questo modo se si parte da 1000 messaggi presenti il primo giorno a 275. Continuando in questo modo si arriverà ad un certo punto ad avere un Inbox che contiene solo le e-mail arrivate in giornata e molto più facile da mantenere vuoto.
Un approccio di questo tipo permette di applicare un metodo incrementale molto più facile da adottare rispetto al dover affrontare la montagna di e-mail spesso presenti nelle nostre cartelle Inbox tutta in una volta. Inoltre un approccio di questo tipo permette inoltre di rendere lo “svuotamento” della cartella inbox un’abitudine.
Come sottolineato da Gina Trapani è poi importante processare per primi gli ultimi messaggi arrivati al fine di evitare che il nostro Inbox tenda nuovamente a riempirsi rendendo vani i nostri sforzi per arrivare in cima alla montagna.
Un’altro possibile approccio è quello suggerito da Merlin Mann nel suo sito 43 folders. Questo approccio, chiamato “Email DMZ“, consiste nel non processare le vecchie e-mail ma nello spostarle temporaneamente in una cartela chiamata DMZ. Il principale vantaggio di un tale approccio è psicologico: trovarsi di fronte ad una cartella Inbox completamente vuota non può far altro che invogliare a mantenerla vuota . Personalmente ho provato ad adottare un tale tipo di approccio, tuttavia il contenuto della cartella DMZ spesso non viene più rivalutato e si corre il rischio di non rispondere a delle importanti o di perdere delle informazioni cruciali. L’approccio “Inbox 0.5″ richiede certamente un maggiore sforzo ma d’altra parte permette anche di controllare con maggior attenzione il contenuto delle proprie e-mail evitando di trascurare la lettera in cui ci informano che abbiamo vinto il primo premio della lotteria!
